Chega de REUNIÕES improdutivas! Torne-as produtivas.

Você já ouviu aquela frase: “Tudo que foi falado nessa reunião de 1 hora, poderia ter sido resolvido em um email?” 

Por incrível que pareça, estamos em 2023, com tanta informação nas redes sociais, mas essa frase ainda tem sido verdade em muitas organizações.

Sabemos que um dos maiores desafios enfrentados pelos executivos e colaboradores são as reuniões improdutivas, isto é, parece que ao final não chegaram a nenhum lugar.

Olha este exemplo

Pense em um departamento que tenha 4 reuniões por dia, de 1 hora de duração, estamos falando de 20 horas na semana somente em reuniões; se elas não trouxerem algo prático e produtivo, com certeza, se tornarão um custo considerável para a companhia.

Reuniões improdutivas geralmente são:

• cansativas;

• consomem muito tempo e energia;

• custosas;

• pouco efetivas.

Se você está sofrendo com esse problema, queremos lhe passar 3 dicas práticas que podem ajudá-lo a transformar suas reuniões em encontros produtivos.

• Defina um objetivo claro para a reunião: 

Antes de marcar uma reunião, pense no que exatamente você deseja alcançar. Seja claro no compartilhar com os participantes. Isso ajudará a manter a reunião focada e eficiente. Além disso, garanta que o objetivo seja alcançável no tempo determinado;

• Estabeleça uma pauta para a reunião:

Uma pauta bem elaborada é essencial para ter uma reunião produtiva. Liste os tópicos que precisam ser discutidos e organize-os de acordo com a importância e prioridade. Isso ajudará a manter a reunião organizada e no caminho certo;

• Estabeleça regras claras para a reunião: 

Defina regras simples e claras para a reunião, como por exemplo: desligue o celular, evite interrupções, mantenha o foco nos assuntos discutidos e respeite o tempo estabelecido. Com essas regras em mente, todos os participantes se sentirão mais confortáveis para colaborar e contribuir para a reunião.

Ao seguir essas três etapas simples, suas reuniões se tornarão mais produtivas e eficientes, economizando tempo e esforços. Você perceberá que terá mais tempo livre para se concentrar em outras tarefas e projetos, além de obter resultados mais satisfatórios.

Reunião de Conselho

Um segmento que usa essas 3 dicas com muita frequência, são as reuniões de Conselho Administrativo de Empresas, que geralmente tem essa rotina:

• 5% do tempo = olhando e discutindo o Passado (Gráficos);
• 10% do tempo = olhando e discutindo o Presente (Como estamos);
• 35% do tempo = olhando e discutindo o Futuro (Onde queremos chegar);
• 50% do tempo = discutindo Tomada de Decisões (Para onde vamos).

Dentro da sua organização, com base nessas informações, você pode criar o melhor formato para tornar suas reuniões muito produtivas.

Esperamos que essas dicas e exemplos sejam úteis para você.

Desejamos sucesso pra você.

Equipe Weagle Governance!